متاح
ملف الموظف الرقمي
يحفظ بيانات هوية الموظف واتصاله ووظيفته، مع سجل أجره ومستنداته، في سجل واحد يُتاح وفق الصلاحيات.
ما الأعمال التي تشملها وحدات إدارة شؤون الموظفين؟
تحفظ وحدات إدارة شؤون الموظفين سجل الموظف في الشركة في مكان واحد، من يوم مباشرته العمل حتى يوم مغادرته. ويجمع Sora İK (برنامج إدارة الموارد البشرية من Sora Yazılım Teknolojileri) في هذه الفئة هوية الموظف، وموقعه في الهيكل التنظيمي، والإجراءات التي يمر بها، والمستندات الخاصة به. وتستمد الوحدات في الفئات الأخرى، مثل الإجازات والرواتب والأداء، بياناتها من هذه السجلات؛ ولذلك فإن إدارة شؤون الموظفين هي الأساس الذي تقوم عليه بقية إجراءات الموارد البشرية.
ويمكن اليوم استخدام الوحدات التالية في هذه الفئة:
- ملف الموظف الرقمي: لحفظ البيانات الشخصية للموظف، وتاريخي تعيينه وانتهاء خدمته، وسجل أجوره إلكترونيًا.
- الهيكل التنظيمي والمناصب: لتعريف الأقسام والمناصب وعلاقات التبعية الإدارية.
- التعيين وإنهاء الخدمة: لمتابعة خطوات تجهيز الموظف الجديد وخطوات إغلاق ملف الموظف المغادر.
- الخدمة الذاتية للموظفين والمديرين: ليصل الموظفون والمديرون مباشرةً إلى بياناتهم وعملياتهم.
- إدارة المستندات والعقود: لحفظ عقود العمل ومستندات الموظفين بانتظام.
تتضمن سجلات ملفات الموظفين بيانات شخصية يجب حمايتها في إطار KVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي رقم 6698)، مثل بيانات الهوية والاتصال. ويُشرح نهج حماية هذه البيانات في صفحة الأمان وحماية البيانات، أما الباقات والأسعار ففي صفحة الأسعار.
ما وحدات إدارة شؤون الموظفين القادمة قريبًا؟
العمود الفقري للسجلات قيد الاستخدام اليوم؛ وستُضاف قريبًا الوحدات التالية لدعم الأعمال اليومية التي تدور حول هذه السجلات. وستتضح نطاقاتها أثناء التطوير، والأوصاف الواردة هنا تشرح الوظائف المخطط لها.
| الوحدة | فيمَ تفيد |
|---|---|
| إدارة العُهد والأصول | متابعة أصول الشركة المسلّمة إلى الموظف وإرجاعها على مستوى كل موظف |
| الإعلانات | إيصال الإعلانات الداخلية إلى الفئة المستهدفة وتسجيل قراءتها |
| طلبات الموظفين | جمع الطلبات، مثل المستندات وتعديل البيانات والمعدات، عبر قناة واحدة وإنجازها |
تجد القائمة الكاملة للفئات الأخرى والوحدات في صفحة الوحدات.
إدارة العُهد والأصول قريبًا
صُمّمت وحدة إدارة العُهد والأصول لمتابعة أصول الشركة المسلّمة إلى الموظف، مثل الحاسوب المحمول والهاتف والمركبة وبطاقة الدخول وملابس العمل، على مستوى كل موظف. ففي كثير من المنشآت تبقى معلومات العُهد في جدول منفصل أو في نماذج ورقية موقّعة، وكثيرًا ما لا يُتذكَّر ما يجب إرجاعه إلا في اليوم الأخير للموظف المغادر. وستسجّل الوحدة المخطط لها كل عملية تسليم بتاريخها ورقمها التسلسلي واسم المستلم، وتربط محضر تسليم العهدة بسجل الموظف في ملف الموظف الرقمي. ويُستهدف عند المغادرة إضافة قائمة تحقق للإرجاع إلى خطوات التعيين وإنهاء الخدمة، وتنبيه الشخص المسؤول عند وجود عهدة لم تُرجَع. أما على صعيد الأصول، فسيمكن الاطلاع على من يحوز الأصل حاليًا، ومن حازه سابقًا، والحالة التي سُلِّم بها، مع سجله التاريخي. وبذلك ينشأ سجل يستند إلى المستندات لا إلى الذاكرة فيما يخص المعدات المفقودة أو التالفة؛ وسيساعد السجل نفسه أيضًا على التخطيط لاحتياجات تجديد المعدات. كما ستستند متابعة معدات الحماية الشخصية المسلّمة إلى الموظفين إلى بنية السجلات هذه، وستزوّد أعمال الصحة والسلامة المهنية في فئة الامتثال بالبيانات.
الإعلانات قريبًا
تهدف وحدة الإعلانات إلى إيصال الإعلانات الداخلية إلى الموظف المعني دون أن تضيع بين سلاسل البريد الإلكتروني ومجموعات المراسلة. ففي المنشآت التي لديها أكثر من موقع، أو موظفون ميدانيون، أو فرق تعمل بنظام الورديات خاصةً، يصعب معرفة من وصله تغيير في سياسة ما ومن قرأه. وفي الوحدة المخطط لها سيمكن توجيه الإعلانات بحسب القسم أو الموقع أو المنصب، ويكون أساس هذا التوجيه البنيةَ المحددة في الهيكل التنظيمي والمناصب. وسيساعد حفظ معلومات القراءة، وطلب تأكيد «قرأتُ وفهمتُ» من الموظف عند الحاجة، على توثيق إبلاغ الموظفين بتحديثات اللوائح الداخلية أو الإجراءات. وسيتمكن الموظفون من متابعة الإعلانات من شاشة الخدمة الذاتية للموظفين والمديرين. ومن الأهداف أيضًا الوصول السريع إلى الموظفين المتأثرين وحدهم في حالات الطوارئ، كانقطاع الكهرباء في أحد المواقع. ويمكن استخدام أرشيف الإعلانات لاحقًا لإثبات القاعدة الداخلية التي كانت نافذة في تاريخ معين. والغرض من الوحدة ليس إنشاء شبكة اجتماعية، بل توفير قناة اتصال داخلية رسمية ومسجّلة؛ أما الحاجة إلى المشاركة غير الرسمية والفعاليات فتُعالَج بشكل منفصل في فئة تجربة الموظف.
طلبات الموظفين قريبًا
ستُضاف وحدة طلبات الموظفين قريبًا لجمع المستندات والإجراءات التي يطلبها الموظفون من الموارد البشرية عبر قناة واحدة ومسجّلة. فشهادة العمل وخطاب الراتب وتغيير العنوان وطلب التدريب أو المعدات تُرسل اليوم في الغالب بالبريد الإلكتروني أو الهاتف أو وجهًا لوجه؛ فلا يمكن تتبّع الطلب الذي ينتظر لدى شخص ما، ويُطرح السؤال نفسه عدة مرات. وفي الوحدة المخطط لها سيكون لكل طلب نوع ومسؤول وحالة، وسيرى الموظف المرحلة التي بلغها طلبه من شاشته الخاصة. وستُحدَّد خطوات الموافقة بحسب نوع الطلب عبر مصمم سير العمل والموافقات المستخدَم اليوم لطلبات الإجازة؛ فقد يذهب طلب المعدات مثلًا إلى المدير أولًا، بينما يذهب طلب المستند مباشرةً إلى الموارد البشرية. وستتمكن كل منشأة من تحديد مدة الإنجاز المستهدفة لكل نوع من الطلبات، وسيُذكَّر المسؤول بالطلبات المتأخرة. وستُحفظ طلبات المستندات المنجزة في سجل الموظف مع المستند الذي أُعدّ. كما سيساعد سجل الطلبات فريقَ الموارد البشرية على معرفة الموضوعات التي يستهلك فيها معظم وقته. ولا تدخل طلبات الإجازة في نطاق هذه الوحدة، إذ تُعالَج في وحدة إدارة الإجازات.