وحدات الامتثال والتقارير: تقارير الموارد البشرية؛ وقريبًا امتثال KVKK والصحة والسلامة المهنية والتأديب والتقارير القانونية

ما السجلات التي تساعدك وحدات الامتثال والتقارير على حفظها بانتظام؟

تساعد وحدات الامتثال والتقارير صاحب العمل وفريق الموارد البشرية على حفظ السجلات اللازمة لإثبات الوفاء بالالتزامات القانونية بصورة منتظمة يسهل الوصول إليها. فجزء مهم من الالتزامات الواردة في التشريعات يقوم على القدرة على إثبات أن عملًا ما قد أُنجز: هل أُعلم الموظف في إطار KVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي رقم 6698)، وهل قُدّم التدريب الإلزامي، وهل حُرّر المحضر، وهل أُعدّ التقرير في موعده؟ وعندما تكون هذه السجلات في مجلدات متفرقة، يصعب الوصول إلى المستند المطلوب عند التفتيش أو النزاع. ويقدّم Sora İK (برنامج إدارة الموارد البشرية من Sora Yazılım Teknolojileri) في هذه الفئة اليوم الوحدة التالية:

• التقارير وتحليلات الموارد البشرية: لعرض تقارير عدد الموظفين ومعدل الدوران والإجازات وPDKS والتركيبة الديموغرافية وتكلفة الرواتب وتصديرها بصيغة CSV؛ وتقدّم تقارير عدد الموظفين وPDKS وتكلفة الرواتب تقسيمًا حسب القسم أيضًا. وستُضاف قريبًا تصفية التقارير حسب القسم أو المنصب.

يُحفظ اليوم سجل تدريبات الصحة والسلامة المهنية (İSG) الإلزامية ومدد صلاحيتها في وحدة إدارة التعلّم (LMS) ضمن فئة الأداء والتطوير، وتُدرج هناك التدريبات المنتهية صلاحيتها. أما إدارة الصحة والسلامة المهنية التي ستجمع سجلات تقييم المخاطر وحوادث العمل والفحوص الطبية فستُضاف قريبًا.

ستُضاف وحدة إدارة الامتثال لقانون KVKK قريبًا. وتُصمَّم الوحدة لحفظ سجلات جرد البيانات الشخصية والموافقة الصريحة وطلبات أصحاب البيانات، ولإدراج السجلات المنتهية مدة حفظها في قائمة وتوثيق حذفها أو إخفاء هويتها بعد الموافقة بمحضر؛ والغرض منها الإسهام في تصميم إجراءات تتماشى مع KVKK. أما اليوم فتوجد الميزات التي تُسهم في إجراءات KVKK في وحدات أخرى: تعريفات الأدوار والصلاحيات، والصلاحية المستقلة للمستندات ذات الطبيعة الخاصة، وتأكيد الإشعار وسجل الموافقة الصريحة في طلبات المرشحين. ويمكن إضافة نص الإشعار (aydınlatma metni) الموجَّه إلى الموظفين مستندًا إلى بطاقة كل موظف في وحدة إدارة المستندات والعقود، وطلب تأكيد القراءة من الموظف؛ أما نشر النص مستندًا عامًا للشركة على جميع الموظفين والحصول على تقرير القراءة فسيُضافان قريبًا.

لا يفي البرنامج بالالتزامات القانونية نيابةً عن صاحب العمل؛ فالمخاطَب بالالتزام هو صاحب العمل والمختصون الذين يكلّفهم. وإسهام البرنامج هو حفظ سجل العمل المنجز وإعداد التقرير. وتُتابَع عمليات الاطلاع على البيانات الحساسة في سجل التدقيق ضمن وحدة الأدوار والصلاحيات والأمان، ويرد النهج العام لحماية البيانات في صفحة الأمان وحماية البيانات.

فيمَ ستفيد وحدات الامتثال والتقارير القادمة قريبًا؟

ستُضاف وحدات هذا القسم قريبًا؛ وهي تستهدف إنشاء نظام لحفظ السجلات الخاصة بإدارة الصحة والسلامة المهنية، وإجراءات التأديب، والتقارير القانونية الموجهة إلى مؤسسات مثل İŞKUR (مؤسسة التوظيف التركية). وستتضح نطاقاتها أثناء التطوير. وللاطلاع على الباقات يمكنك زيارة صفحة الأسعار، ولجميع الفئات صفحة الوحدات.

الصحة والسلامة المهنية (İSG) قريبًا

تُصمَّم وحدة إدارة الصحة والسلامة المهنية لحفظ السجلات المتعلقة بالالتزامات الواردة في İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu رقم 6331 (قانون الصحة والسلامة المهنية التركي) في المكان نفسه مع بيانات الموظفين. فتقارير تقييم المخاطر، وسجلات حوادث العمل والحوادث الوشيكة، والفحوص الطبية عند التعيين والفحوص الدورية، وتسليم معدات الحماية الشخصية، وتدريبات الصحة والسلامة المهنية، تبقى في كثير من المنشآت في ملفات منفصلة لدى أخصائي السلامة المهنية وطبيب مكان العمل وفريق الموارد البشرية. وفي الوحدة المخطط لها ستُدمج هذه السجلات على مستوى الموظف ومكان العمل، وسيمكن التذكير بالموظفين الذين اقترب موعد فحصهم أو تدريبهم. وستُغذّى سجلات حضور التدريبات الإلزامية من وحدة إدارة التعلّم (LMS) المستخدَمة اليوم، وتسليمات معدات الحماية من أعمال العُهد في فئة إدارة شؤون الموظفين. والبيانات الصحية، مثل نتائج الفحوص، من البيانات الشخصية ذات الطبيعة الخاصة في إطار KVKK، ويُستهدف قصر الوصول إليها على الأشخاص المخوَّلين مثل طبيب مكان العمل. ويقدّم صاحب العمل الإبلاغ عن حوادث العمل عبر القنوات الرسمية؛ وستساعد الوحدة على تجميع المعلومات اللازمة للإبلاغ الذي سيُقدَّم إلى SGK (مؤسسة الضمان الاجتماعي التركية)، لكنها لن تتصل بالمؤسسة مباشرةً.

السجلات التأديبية قريبًا

يُخطَّط لوحدة السجلات التأديبية (إدارة الإجراءات التأديبية والمحاضر) لتوثيق المسار الممتد من محضر واقعة في مكان العمل إلى طلب الدفاع، ومن الدفاع إلى القرار، بترتيبه ومستنداته. فإجراءات التأديب تسير في الغالب عبر البريد الإلكتروني والمحاضر الورقية والمستندات المحفوظة على حواسيب أشخاص مختلفين، وفي حال نشوء نزاع يصعب إثبات الترتيب والتواريخ التي سار وفقها الإجراء. وفي الوحدة المخطط لها ستُحفظ في ملف واحد، بترتيب زمني، المحضرُ وطلبُ الدفاع ودفاعُ الموظف وتقييمُ لجنة التأديب والقرارُ الصادر، وستُحفظ السجلات مع سجل تعديلاتها. وسيمكن تعريف تذكيرات بالمدد المنصوص عليها في اللائحة الداخلية أو التشريعات. وستُحفظ المستندات وفق بنية إدارة المستندات والعقود، ويُستهدف ربط السجلات بخطوات التعيين وإنهاء الخدمة إذا انتهى الإجراء بإنهاء الخدمة. ولأن السجلات التأديبية حساسة، سيُقصر الوصول إليها على من لهم دور في الإجراء. أما تحديد السلوك الذي يستوجب جزاءً ما، والتقييم القانوني للإجراء، فيعودان إلى صاحب العمل والمستشار القانوني؛ فالوحدة لا تتخذ القرار، بل توثّق مسار اتخاذه.

التقارير القانونية قريبًا

يُخطَّط لوحدة التقارير القانونية (İŞKUR ومتابعة الحصص) لمتابعة التزامات صاحب العمل المتعلقة بالتوظيف، وتجميع البيانات اللازمة للتقارير التي ستُقدَّم إلى المؤسسات العامة من سجلات الموظفين. فالالتزامات التي تنشأ بحسب عدد العاملين في مكان العمل، مثل توظيف ذوي الإعاقة، تحتاج إلى إعادة تقييم كلما تغيّر عدد العاملين؛ وتجري هذه المتابعة اليوم في الغالب يدويًا في نهاية الفترة، وقد لا يُلاحظ وجود حصة شاغرة إلا متأخرًا. وفي الوحدة المخطط لها سيُعرض على أساس كل فترة ما إذا كان التزام التوظيف قد نشأ وما إذا كانت هناك حصة شاغرة، وسيُنبَّه الأشخاص المخوَّلون عند تغيّر الوضع. ويُستهدف إتاحة الحصول من مكان واحد على المعلومات اللازمة للإخطارات الدورية المقدمة إلى İŞKUR وغيرها من المؤسسات. وستُبنى قواعد الاحتساب وفق التشريعات؛ غير أنه ينبغي أخذ رأي مختص في المسائل التي تتطلب تفسيرًا، مثل تحديد الموظفين الذين يدخلون في الحساب أو كيفية تقييم أماكن العمل. ويقدّم صاحب العمل الإخطارات نفسها عبر القنوات الرسمية للمؤسسات المعنية، ولا يوجد لدى Sora İK اتصال مباشر بـ İŞKUR. أما تقارير الإدارة فتبقى في وحدة التقارير وتحليلات الموارد البشرية المستخدَمة اليوم.