وحدات تجربة الموظف قريبًا: الاستبيانات ومكتب مساعدة الموارد البشرية والحائط الاجتماعي

ما الحاجة التي ستلبيها وحدات تجربة الموظف؟

لن تركّز وحدات تجربة الموظف على الجانب الإجرائي من عمليات الموارد البشرية، بل على كيفية عيش الموظف لعلاقته بالشركة وبفريق الموارد البشرية: إلى أي مدى يشعر الموظف بالارتباط، وما مدى سهولة عثوره على إجابة لسؤاله، وإلى أي حد يستطيع بناء صلة مع فريقه؟ وستُضاف وحدات هذه الفئة كلها إلى Sora İK (برنامج إدارة الموارد البشرية من Sora Yazılım Teknolojileri) قريبًا. والسبب أن هذه الوحدات تحتاج، لكي تعطي نتائج مجدية، إلى إنشاء السجلات الأساسية أولًا: فرؤية نتائج الاستبيان بحسب القسم تستند إلى البنية التنظيمية، وتوجيه مكتب المساعدة للسؤال إلى الشخص المناسب يستند إلى تعريفات الأدوار والصلاحيات.

أقرب الوحدات المتاحة للاستخدام إلى هذه الحاجة اليوم موجودة في فئات أخرى:

• الخدمة الذاتية للموظفين والمديرين: ليصل الموظف مباشرةً إلى طلب الإجازة وقسيمة الراتب وتسجيل الحضور في PDKS.
• مصمم سير العمل والموافقات: لتحديد من يوافق على طلبات الإجازة؛ وسيُضاف قريبًا مسار الموافقة لأنواع الطلبات الأخرى.
• التقارير وتحليلات الموارد البشرية: لمتابعة مؤشرات مثل عدد الموظفين ومعدل الدوران.

تُدرج جميع الفئات والوحدات المتاحة للاستخدام والقادمة قريبًا في صفحة الوحدات.

كيف تُصان الثقة في نظام يستمع إلى الموظف؟

تتضمن بيانات تجربة الموظف معلومات شخصية وحساسة، مثل آراء الموظفين وأسئلتهم؛ وإذا لم يثق الموظفون بأن هذه البيانات لن تُستخدم ضدهم فلن يجيبوا بصدق. ولذلك تُصمَّم وحدات هذه الفئة وفق المبادئ التالية:

1. في الاستبيانات المجهولة ستُحفظ الإجابات دون ربطها بالأشخاص، ولن تُعرض النتائج في المجموعات التي جُمع منها عدد قليل من الإجابات.
2. في الاستبيانات التي تُعرف فيها هوية المجيب وفي سجلات مكتب المساعدة، سيُبلَّغ الموظف منذ البداية بالجهات التي ستُشارك معها البيانات.
3. لن يتخذ روبوت المحادثة قرارات بشأن الأشخاص؛ فالإجابة الملزمة تأتي دائمًا من فريق الموارد البشرية.
4. سيكون ظهور المعلومات الشخصية، مثل أعياد الميلاد، على الحائط الاجتماعي بحسب اختيار الموظف.

يقع على صاحب العمل، بصفته مسؤول البيانات في إطار KVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي رقم 6698)، إعلامُ الموظفين وتحديدُ الغرض الذي ستُعالج البيانات من أجله. ويمكن اليوم في وحدة إدارة المستندات والعقود طلب تأكيد القراءة لكل شخص لمستند أُضيف إلى بطاقة الموظف؛ أما نشر المستندات العامة للشركة، مثل نص الإشعار (aydınlatma metni)، على جميع الموظفين دفعة واحدة وتقرير القراءة فسيُضافان قريبًا. ووحدة إدارة الامتثال لقانون KVKK التي ستتابع جرد البيانات الشخصية ومدد الحفظ وإجراءات الإتلاف هي أيضًا من الوحدات القادمة قريبًا. ويرد نهج التدابير الفنية والإدارية في صفحة الأمان وحماية البيانات، والباقات في صفحة الأسعار.

فيمَ ستفيد وحدات تجربة الموظف القادمة قريبًا؟

ستُضاف الوحدات التالية قريبًا، وستتضح نطاقاتها أثناء التطوير. ومؤشر eNPS (صافي نقاط ترويج الموظفين)، الوارد ضمن أنواع الاستبيانات، يقيس بسؤال واحد ميل الموظفين إلى التوصية بالشركة مكانًا للعمل.

استبيانات الموظفين قريبًا

يُخطَّط لوحدة استبيانات الموظفين (الارتباط، والنبض، وeNPS، والمغادرة) لقياس ارتباط الموظفين، ونبضهم اليومي، وأسباب مغادرتهم بانتظام وبصورة قابلة للمقارنة. وستُطبَّق استبيانات الارتباط الشاملة على فترات محددة، واستبيانات النبض المكوّنة من بضعة أسئلة بوتيرة أعلى، وسيمكن متابعة نتائج سؤال eNPS عبر الفترات. أما استبيان المغادرة فسيُرسل إلى الموظف المغادر جزءًا من خطوات التعيين وإنهاء الخدمة. ففي الاستبيانات التي تُجرى بأدوات النماذج العامة لا تتطابق النتائج مع البيانات التنظيمية، وتصعب المقارنة بين الفترات؛ أما الوحدة المخطط لها فستعرض النتائج بتقسيمات مثل القسم والموقع والأقدمية. وسيمكن استخدام مجموعات الأسئلة الجاهزة مع أسئلة المنشأة الخاصة، وضبط جدول الاستبيانات والتذكيرات بوتيرة لا تُرهق الموظف. وستتيح إجابات استبيانات المغادرة مقارنة أسباب المغادرة بين الفترات والأقسام. وفي الاستبيانات المجهولة ستُخفى نتائج المجموعات الصغيرة، فلا يمكن تخمين صاحب الإجابة. ويُستهدف أيضًا تسجيل الإجراءات الناتجة عن نتائج الاستبيان مع المسؤول عنها؛ لأن القياس وحده لا يكفي، فالموظفون يريدون أن يروا ما يُفعل بعد ظهور النتائج.

مكتب مساعدة الموارد البشرية وروبوت المحادثة قريبًا

ستُتاح وحدة مكتب مساعدة الموارد البشرية وروبوت المحادثة قريبًا لجمع الأسئلة التي يوجهها الموظفون إلى الموارد البشرية في قناة مسجّلة، واقتراح إجابات للأسئلة المتكررة من قاعدة المعرفة الخاصة بالمنشأة. فأسئلة مثل كيفية احتساب رصيد الإجازة، أو معنى أحد بنود كشف الراتب، أو مكان الحصول على مستند ما، تملأ يوم فريق الموارد البشرية بإجابات متكررة. وفي الوحدة المخطط لها سيُفتح كل سؤال بوصفه سجلًا، ويُوجَّه بحسب فئته إلى الشخص المناسب، ويمكن متابعة حالته. وستُجمع سياسات المنشأة والأسئلة الشائعة في قاعدة معرفة، ولن يقترح روبوت المحادثة إجابات إلا بالاستناد إلى هذا المحتوى المنشور، وسيعرض المحتوى الذي يستند إليه. ولا يوجد وعد بأن تكون إجابات الروبوت صحيحة؛ وستُحال إلى فريق الموارد البشرية الأسئلةُ غير المؤكدة، أو التي تتطلب النظر في وضع شخصي، أو المتعلقة بموضوعات حساسة مثل الصحة والتأديب. ولن يتخذ الروبوت قرارات تُرتّب أثرًا على الشخص، مثل الموافقة على الإجازة أو الأجر. وسيمكن تحويل الأسئلة التي تتطلب إجراءً إلى أعمال طلبات الموظفين في فئة إدارة شؤون الموظفين.

الفعاليات والحائط الاجتماعي قريبًا

يُخطَّط لوحدة الفعاليات والحائط الاجتماعي للإعلان عن الفعاليات الداخلية، ومتابعة المشاركة فيها، وإتاحة مساحة مضبوطة للمشاركة غير الرسمية بين الموظفين. فأيام التدريب والاحتفالات والأعمال التطوعية ولقاءات الفرق يُعلن عنها اليوم في الغالب في مجموعات المراسلة، ويُجمع من سيشارك بسؤال منفصل، وقد يبقى الموظفون في المواقع المختلفة خارج هذا التدفق. وفي الوحدة المخطط لها سيُعلن عن الفعاليات للفئة المستهدفة، وسيتمكن الموظفون من الإبلاغ عن حالة مشاركتهم، وستُجمع مشاركات ما بعد الفعالية في المكان نفسه. ويمكن أيضًا استخدام سجلات المشاركة لاحقًا لمعرفة من شارك في برنامج تطوعي مثلًا. وسيتيح الحائط الاجتماعي مساحة لمشاركات مثل رسائل الترحيب بالمنضمين الجدد، وذكرى الالتحاق بالعمل، وإنجازات الفرق. وسيكون ظهور المعلومات الشخصية، مثل أعياد الميلاد، بحسب اختيار الموظف، ومن النطاق المدروس أيضًا آلية للإشراف على المشاركات والإبلاغ عنها. وهذه الوحدة ليست قناة إعلانات رسمية: فإعلانات السياسات والإجراءات تُعالَج في أعمال الإعلانات ضمن فئة إدارة شؤون الموظفين. ويُستهدف كذلك إتاحة مشاركة رسائل التقدير من فئة الأداء والتطوير بشكل مرئي على الحائط الاجتماعي.