كشف الحضور (Puantaj): جدول شهري يمتلئ تلقائيًا من سجلات PDKS والإجازات

لمن هذه الوحدة، وما المشكلة التي تحلّها؟

وحدة كشف الحضور موجَّهة إلى مسؤولي الرواتب والموارد البشرية الذين يجمعون في نهاية كل شهر كشف الحضور والانصراف وقائمة الإجازات والتقارير الطبية في Excel ثم ينقلونها إلى الرواتب. وفي هذا الأسلوب يعتمد إغلاق نهاية الشهر على مطابقة يدوية بين عدة مصادر، وتظهر عادةً المشكلات التالية:

• لأن المصادر منفصلة، قد يظهر اليوم نفسه يوم إجازة ويوم عمل في آن واحد.
• تجعل التصحيحات الواردة بعد الإغلاق من غير الواضح أي نسخة وصلت إلى الرواتب.
• لا يُسجَّل من غيّر يومًا ما ولماذا.
• لا يُكتشف خطأ اليوم الناقص إلا بعد احتساب الرواتب أو اعتراض الموظف.

تجمع الوحدة المصادر في جدول واحد، وتنبّه عند تعارض السجلات، وتكتب كل علامة وكل سجل يدوي في سجل التدقيق. وسيُضاف قريبًا اعتماد الفترة وإقفالها ونقل الفترة المقفلة إلى الرواتب. وهي الحلقة الأخيرة في فئة إدارة الوقت والحضور.

ماذا يقدّم كشف الحضور (Puantaj)؟

تربط الوحدة كل يوم من أيام الشهر برمز يوم، وتجعل الفترة قابلة للتصدير ملفًا بصيغة CSV. وفيما يلي الوظائف المتاحة اليوم، مع الإشارة إلى ما سيُضاف قريبًا:

• الجدول الشهري: الموظفون في الصفوف والأيام في الأعمدة؛ وفي كل خلية اختصار رمز اليوم ولونه ووصفه. وأعمدة العطلات والراحة الأسبوعية معلَّمة؛ وعلى الهاتف يُعرض الجدول قائمةً لكل موظف. وتتوفر التصفية حسب القسم والبحث والتنقل بين الأشهر.
• الاحتساب التلقائي: مدد العمل والاستراحة والتأخير والمغادرة المبكرة والعمل الليلي اليومية من نظام الحضور والانصراف (PDKS)؛ والإجازات الموافَق عليها من إدارة الإجازات؛ وأيام الراحة الأسبوعية والعطلات الرسمية وعطلات الشركة من تقويم الشركة.
• مجموعة رموز ثابتة: يوم عمل، وراحة أسبوعية، وعطلة عامة، وإجازة سنوية، وإجازة مدفوعة، وتقرير طبي، وإجازة غير مدفوعة، وغياب، وخارج فترة التوظيف. والرموز واختصاراتها معرَّفة في Sora İK، ولا يمكن للشركة تغييرها.
• علامة اليوم من الموارد البشرية: تُدخل علامات التقرير الطبي، والعذر المدفوع أو غير المدفوع، والغياب، و«لا يوجد سجل لكنه عمل» لنطاق من التواريخ. ولا تتضمن علامة التقرير حقلًا للتشخيص أو المستند؛ وتذكّر الشاشة بعدم كتابة معلومات صحية في حقل الملاحظة الاختياري، ولا تظهر الملاحظة في عرض الفريق.
• التنبيهات: الحضور أو الانصراف الناقص، والسجلات المتعارضة لليوم نفسه (مثل وجود سجل عمل خلال إجازة)، وتجاوز حد العمل الأسبوعي واليومي، وحد العمل الليلي، والحد الأقصى السنوي للعمل الإضافي. وتُعرض تنبيهات الحدود القانونية مع المادة التي تستند إليها؛ ولا تمنع التنبيهات التسجيل.
• بنود العمل الإضافي: لا يُحتسب العمل الإضافي (fazla çalışma) والعمل بمدد زائدة (fazla sürelerle çalışma) من سجلات الحضور والانصراف؛ بل تُدخل الموارد البشرية المدد يدويًا بنودًا بتاريخها ودقائقها. ويظهر في الشاشة نفسها مجموع السنة والوضع مقارنةً بالحد الأقصى السنوي البالغ 270 ساعة، ويظهر تنبيه عند تجاوزه. ولا تُنقل البنود إلى الرواتب تلقائيًا؛ ويمكن اليوم إدخال أجر العمل الإضافي يدويًا بندًا للمدفوعات الإضافية في الرواتب.
• التصدير بصيغة CSV: ملف CSV (بعناوين تركية أو إنجليزية) يتضمن رقم السجل (sicil no) والاسم الكامل والقسم والفترة، مع أعمدة أيام العمل، والراحة الأسبوعية، والعطلة العامة، والأيام المعمولة في العطلة العامة والراحة الأسبوعية، والإجازة السنوية، والإجازة المدفوعة، والتقرير الطبي، والإجازة غير المدفوعة، والغياب، وساعات العمل، وساعات العمل الإضافي والعمل بمدد زائدة، والأيام ذات السجلات الناقصة. ويمكن استخدام الملف في التحضير للرواتب.
• قريبًا: اعتماد الفترة وإقفالها: سيراجع المدير فترة فريقه، وستعتمدها الموارد البشرية، فتُقفل الفترة؛ وسيمكن إعادة فتح الفترة المقفلة مع كتابة السبب.
• قريبًا: النقل إلى الرواتب: ستصبح الفترة المقفلة مدخلًا لاحتساب الرواتب؛ وستدخل الإجازة غير المدفوعة والغياب وأيام التقرير الطبي في الاحتساب أيامًا ناقصة، ويُحدَّد عدد أيام الاشتراك وفقًا لذلك. أما اليوم فتُحتسب أيام الرواتب وفق تاريخي التعيين وترك العمل.

واحتساب العمل الإضافي والتعويض بالوقت وجدولة الورديات أيضًا من الوحدات القادمة قريبًا؛ وتُشرح وحدتا العمل الإضافي والتعويض بالوقت وجدولة الورديات في صفحة الفئة.

تُعرض الاختصارات دائمًا مع وصفها؛ ولا يحمل اللون وحده أي معلومة.

كيف تعمل الوحدة؟

يمتلئ كشف الحضور تلقائيًا على مدار الشهر، ثم يُراجَع ويُصدَّر في نهايته:

1. جهّزوا التقويم والدوام. أدخلوا أيام الراحة الأسبوعية وعطلات الشركة وتعريفات الدوام؛ أما العطلات الرسمية فتأتي جاهزة.
2. الملء التلقائي على مدار الشهر. كلما نشأت سجلات PDKS والإجازات احتُسبت الأيام المعنية في كشف الحضور.
3. مراجعة نهاية الشهر. عالجوا التنبيهات؛ تستكمل الموارد البشرية السجلات الناقصة وعلامات الأيام، ويرى المديرون جدول فرقهم.
4. التصدير. يُنزَّل الشهر الذي رُوجع ملفًا بصيغة CSV ويُستخدم في التحضير للرواتب.
5. قريبًا: الاعتماد والإقفال والنقل إلى الرواتب. ستعتمد الموارد البشرية الفترة، وتُقفل الفترة، وتصبح الفترة المقفلة مدخلًا لاحتساب الرواتب تلقائيًا.

لأن كشف الحضور يتضمن أيضًا معلومات متعلقة بالصحة، كأيام التقرير الطبي، فإنه يُعامَل بعناية في إطار KVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي رقم 6698)؛ إذ يظهر يوم التقرير برمزه للموظف نفسه والموارد البشرية ومالك الشركة ومدير النظام، ويرى مدير الفريق هذه الأيام بوصفها «في إجازة». وتُشرح التفاصيل في صفحة الأمان وحماية البيانات. ويمكنكم الاطلاع على شريحة الباقة المناسبة لعدد موظفيكم النشطين وعلى الأسعار السنوية في صفحة الأسعار.

كيف ترتبط PDKS وكشف الحضور والرواتب ببعضها؟

تعمل اليوم حلقتان: يُنتج PDKS السجل الخام، ويحوّل كشف الحضور هذا السجل مع بيانات الإجازات والعطلات إلى رمز يوم. وستُضاف الحلقة الثالثة قريبًا: لن تستخدم الرواتب إلا كشف الحضور المقفل، وإذا ظهر يوم ناقص في الرواتب أمكن التحقق من الفرق بالرجوع إلى رموز الأيام في كشف الحضور المقفل.

وعند إضافة الإقفال، لن يُنقل كشف حضور غير مقفل إلى الرواتب، وسيستلزم أي تغيير في كشف حضور مقفل إعادة فتح الفترة مع ذكر السبب وتسجيل ذلك. ويستند حد مدة العمل إلى قانون العمل التركي رقم 4857؛ وفي أماكن العمل التي تطبّق التعويض بالوقت (denkleştirme) قد لا يعكس تنبيه الحد الأسبوعي الوضع الفعلي.