Anwesenheitsliste (Puantaj): die Monatsübersicht, die sich aus Zeiterfassung und Urlaub selbst füllt

Für wen ist das Modul und welches Problem löst es?

Die Anwesenheitsliste ist für Lohnbuchhaltung und HR gedacht, die am Monatsende den Auszug der Kommt- und Geht-Buchungen, die Urlaubsliste und ärztliche Atteste in Excel zusammenführen und an die Lohnabrechnung übergeben. Bei dieser Methode beruht der Monatsabschluss auf dem manuellen Abgleich mehrerer Quellen, und typischerweise treten folgende Probleme auf:

• Weil die Quellen getrennt sind, kann derselbe Tag gleichzeitig als Urlaub und als Arbeitstag erscheinen.
• Korrekturen nach dem Abschluss machen unklar, welche Fassung in die Lohnabrechnung eingegangen ist.
• Wer einen Tag aus welchem Grund geändert hat, ist nicht festgehalten.
• Fehler bei Fehltagen fallen erst auf, wenn die Lohnabrechnung berechnet ist oder Beschäftigte widersprechen.

Das Modul führt die Quellen in einer Übersicht zusammen, warnt bei widersprüchlichen Einträgen und schreibt jede Markierung und jeden manuellen Eintrag ins Audit-Log. Freigabe und Sperre der Periode sowie die Übergabe gesperrter Perioden an die Lohnabrechnung folgen demnächst. Es ist das letzte Glied der Kategorie Zeit- und Anwesenheitsmanagement.

Was leistet die Anwesenheitsliste?

Das Modul ordnet jeden Tag des Monats einem Tagescode zu und macht die Periode als CSV-Datei exportierbar. Heute stehen folgende Funktionen zur Verfügung; was demnächst folgt, ist eigens gekennzeichnet:

• Monatsübersicht: Mitarbeitende in Zeilen, Tage in Spalten; in jeder Zelle das Kürzel des Tagescodes mit Farbe und Erklärung. Die Spalten für Feiertage und wöchentliche Ruhetage sind markiert; auf dem Smartphone erscheint die Übersicht als Liste je Person. Es gibt einen Abteilungsfilter, eine Suche und eine Monatsnavigation.
• Automatische Berechnung: tägliche Arbeitszeit, Pausen, Verspätungen, vorzeitiges Gehen und Nachtzeiten aus der Zeiterfassung (PDKS); genehmigte Abwesenheiten aus der Urlaubsverwaltung; wöchentliche Ruhetage, gesetzliche Feiertage und Betriebsfeiertage aus dem Unternehmenskalender.
• Fester Codesatz: Arbeitstag, wöchentlicher Ruhetag, Feiertag, Jahresurlaub, bezahlte Freistellung, Krankschreibung, unbezahlter Urlaub, Fehlzeit und außerhalb der Beschäftigung. Codes und Kürzel sind in Sora İK festgelegt; das Unternehmen kann sie nicht ändern.
• Tagesmarkierungen durch HR: Markierungen für Krankschreibung, bezahlte oder unbezahlte entschuldigte Abwesenheit, Fehlzeit und „keine Buchung, aber gearbeitet“ werden mit Datumsbereich erfasst. Die Krankschreibungsmarkierung hat kein Feld für Diagnose oder Beleg; beim optionalen Notizfeld erinnert die Ansicht daran, keine Gesundheitsangaben einzutragen, und die Notiz wird in der Teamansicht nicht angezeigt.
• Warnungen: fehlende Kommt- oder Geht-Buchung, widersprüchliche Einträge für denselben Tag (z. B. eine Arbeitsbuchung während eines Urlaubs) sowie Überschreitungen der wöchentlichen und täglichen Arbeitszeitgrenze, der Grenze für Nachtarbeit und der jährlichen Höchstgrenze für Überstunden. Warnungen zu gesetzlichen Grenzen werden mit dem maßgeblichen Gesetzesartikel angezeigt; sie blockieren den Eintrag nicht.
• Überstundenposten: Überstunden (fazla çalışma) und Mehrarbeit (fazla sürelerle çalışma) werden nicht aus Zeitbuchungen berechnet; HR erfasst die Zeiten mit Datum und Minuten manuell als Posten. Die Jahressumme und der Stand gegenüber der jährlichen Höchstgrenze von 270 Stunden erscheinen in derselben Ansicht; bei Überschreiten erscheint eine Warnung. Die Posten werden nicht automatisch in die Lohnabrechnung übernommen; heute lässt sich die Überstundenvergütung in der Lohnabrechnung manuell als Zusatzzahlungsposten erfassen.
• CSV-Export: CSV-Datei (mit türkischen oder englischen Spaltenköpfen) mit Personalnummer, Name, Abteilung und Periode sowie den Spalten Arbeitstage, wöchentliche Ruhetage, Feiertage, an Feiertagen und wöchentlichen Ruhetagen gearbeitete Tage, Jahresurlaub, bezahlte Freistellung, Krankschreibung, unbezahlter Urlaub, Fehlzeit, gearbeitete Stunden, Stunden für Überstunden und Mehrarbeit sowie Tage mit fehlender Buchung. Die Datei lässt sich für die Vorbereitung der Lohnabrechnung nutzen.
• Demnächst: Freigabe und Sperre der Periode: Die Führungskraft wird die Periode ihres Teams prüfen, HR wird freigeben, und die Periode wird gesperrt; eine gesperrte Periode wird sich mit schriftlicher Begründung wieder öffnen lassen.
• Demnächst: Übergabe an die Lohnabrechnung: Die gesperrte Periode wird als Eingabe für die Lohnabrechnung dienen; unbezahlter Urlaub, Fehlzeiten und Krankheitstage werden als Fehltage in die Berechnung eingehen, und die Beitragstage werden danach ermittelt. Heute werden die Abrechnungstage nach Eintritts- und Austrittsdatum berechnet.

Auch Überstundenberechnung und Zeitausgleich sowie Schichtplanung sind Module, die demnächst folgen; die Kategorieseite beschreibt sie unter Überstunden und Zeitausgleich und Schichtplanung.

Kürzel werden immer zusammen mit ihrer Erklärung angezeigt; die Farbe allein trägt keine Information.

Wie funktioniert es?

Die Anwesenheitsliste füllt sich im Laufe des Monats von selbst und wird am Monatsende geprüft und exportiert:

1. Kalender und Arbeitszeiten einrichten. Erfassen Sie wöchentliche Ruhetage, Betriebsfeiertage und Arbeitszeitdefinitionen; gesetzliche Feiertage sind bereits hinterlegt.
2. Automatisches Befüllen im Laufe des Monats. Sobald Zeitbuchungen und Abwesenheiten entstehen, werden die betreffenden Tage in der Anwesenheitsliste berechnet.
3. Monatsendkontrolle. Lösen Sie die Warnungen auf; HR ergänzt fehlende Buchungen und Tagesmarkierungen, Führungskräfte sehen die Übersicht ihres Teams.
4. Export. Der geprüfte Monat wird als CSV-Datei heruntergeladen und für die Vorbereitung der Lohnabrechnung genutzt.
5. Demnächst: Freigabe, Sperre und Übergabe an die Lohnabrechnung. HR wird die Periode freigeben, die Periode wird gesperrt, und die gesperrte Periode wird automatisch als Eingabe in die Lohnabrechnung eingehen.

Da die Anwesenheitsliste auch gesundheitsbezogene Angaben wie Krankheitstage enthält, wird sie im Rahmen des KVKK (türkisches Datenschutzgesetz Nr. 6698) mit besonderer Sorgfalt behandelt: Mit eigenem Code sehen Krankheitstage die Person selbst, HR, Unternehmensinhaber und Systemadministration; die Teamführung sieht diese Tage als „abwesend (entschuldigt)“. Details erläutert die Seite Sicherheit und Datenschutz. Die passende Paketstufe für Ihre Zahl aktiver Mitarbeitender und die Jahrespreise finden Sie auf der Seite Preise.

Wie hängen Zeiterfassung, Anwesenheitsliste und Lohnabrechnung zusammen?

Heute arbeiten zwei Glieder: Die Zeiterfassung erzeugt die Rohbuchung, die Anwesenheitsliste übersetzt sie zusammen mit Urlaubs- und Feiertagsdaten in einen Tagescode. Das dritte Glied folgt demnächst: Die Lohnabrechnung wird nur die gesperrte Anwesenheitsliste nutzen, und fehlt in der Lohnabrechnung ein Tag, wird sich die Differenz anhand der Tagescodes in der gesperrten Anwesenheitsliste prüfen lassen.

Mit der Sperre wird eine nicht gesperrte Anwesenheitsliste nicht an die Lohnabrechnung übergeben, und eine Änderung in einer gesperrten Liste wird erfordern, dass die Periode mit Begründung wieder geöffnet und dies protokolliert wird. Grundlage der Arbeitszeitgrenzen ist das Türkische Arbeitsgesetz Nr. 4857; in Betrieben mit Arbeitszeitausgleich (denkleştirme) spiegelt die Warnung zur Wochengrenze die tatsächliche Lage möglicherweise nicht wider.