Verfügbar
Digitale Personalakte
Bündelt Identitäts-, Kontakt- und Stellendaten jeder Person mit Gehaltshistorie und Dokumenten in einer Akte mit Zugriff nach Berechtigung.
Welche Aufgaben decken die Module der Personalverwaltung ab?
Die Module der Personalverwaltung führen den Datensatz einer Person im Unternehmen an einem Ort – vom ersten Arbeitstag bis zum Austritt. Sora İK (die HR-Management-Software von Sora Yazılım Teknolojileri) bündelt in dieser Kategorie, wer die Person ist, wo sie in der Organisation steht, welche Prozesse sie durchlaufen hat und welche Dokumente zu ihr gehören. Auch die Module anderer Kategorien wie Urlaub, Lohnabrechnung und Leistung greifen auf diese Datensätze zurück; die Personalverwaltung ist daher die Grundlage, auf der die übrigen Prozesse der Personalarbeit (HR) aufbauen.
In dieser Kategorie sind heute folgende Module verfügbar:
- Digitale Personalakte: um die Stammdaten einer Person, ihr Eintritts- und Austrittsdatum und ihre Gehaltshistorie digital zu führen.
- Organigramm und Stellen: um Abteilungen, Stellen und Berichtslinien festzulegen.
- Onboarding und Offboarding: um die Vorbereitungsschritte für neue Mitarbeitende und die Abschlussschritte beim Austritt nachzuverfolgen.
- Self-Service für Mitarbeiter und Führungskräfte: damit Mitarbeitende und Führungskräfte direkt auf ihre eigenen Daten und Vorgänge zugreifen.
- Dokumenten- und Vertragsverwaltung: um Arbeitsverträge und Mitarbeiterdokumente geordnet abzulegen.
Personalakten enthalten personenbezogene Daten wie Identitäts- und Kontaktangaben, die nach dem KVKK (türkisches Datenschutzgesetz Nr. 6698) zu schützen sind. Wie diese Daten geschützt werden, beschreibt die Seite Sicherheit; Pakete und Preise finden Sie auf der Seite Preise.
Welche Module der Personalverwaltung folgen demnächst?
Das Datengerüst ist heute in Gebrauch; für die täglichen Aufgaben rund um diese Datensätze folgen demnächst die folgenden Module. Ihr Umfang wird im Lauf der Entwicklung konkretisiert; die Beschreibungen hier zeigen die geplanten Funktionen.
| Modul | Wofür es gedacht ist |
|---|---|
| Zuweisung von Arbeitsmitteln | An Mitarbeitende ausgegebene Firmenwerte und deren Rückgabe personenbezogen nachverfolgen |
| Mitteilungen | Interne Mitteilungen an die Zielgruppe bringen und dokumentieren, dass sie gelesen wurden |
| Mitarbeiteranträge | Anträge auf Bescheinigungen, Datenänderungen und Ausstattung über einen Kanal sammeln und abschließen |
Weitere Kategorien und die vollständige Modulliste finden Sie auf der Seite Module.
Zuweisung von Arbeitsmitteln Demnächst
Das Modul Zuweisung von Arbeitsmitteln soll Firmenwerte wie Laptops, Telefone, Fahrzeuge, Zutrittskarten oder Arbeitskleidung, die an Mitarbeitende ausgegeben werden, personenbezogen nachverfolgen. In vielen Unternehmen stehen diese Angaben in einer separaten Tabelle oder auf unterschriebenen Papierformularen; was bei einem Austritt zurückgegeben werden muss, fällt oft erst am letzten Arbeitstag auf. Das geplante Modul soll jede Ausgabe mit Datum, Seriennummer und empfangender Person erfassen und das Übergabeprotokoll mit dem Datensatz in der Digitalen Personalakte verknüpfen. Beim Austritt soll es den Schritten in Onboarding und Offboarding eine Rückgabe-Checkliste hinzufügen und die zuständige Person warnen, wenn etwas nicht zurückgegeben wurde. Für das Inventar soll mit Verlauf sichtbar sein, bei wem sich ein Gegenstand gerade befindet, bei wem er vorher war und in welchem Zustand er übergeben wurde. So soll bei verlorenen oder beschädigten Geräten ein Nachweis entstehen, der auf Dokumenten statt auf dem Gedächtnis beruht; derselbe Datensatz soll auch helfen, den Ersatzbedarf zu planen. Auch die Nachverfolgung der an Mitarbeitende ausgegebenen persönlichen Schutzausrüstung soll auf dieser Datenstruktur aufbauen und dem Arbeitsschutz in der Kategorie Compliance Daten liefern.
Mitteilungen Demnächst
Das Modul Mitteilungen soll dafür sorgen, dass interne Mitteilungen die richtigen Mitarbeitenden erreichen, statt sich in E-Mail-Ketten und Chatgruppen zu verlieren. Gerade in Unternehmen mit mehreren Standorten, Außendienst oder Schichtbetrieb ist schwer nachzuvollziehen, wen eine Richtlinienänderung erreicht hat und wer sie gelesen hat. Im geplanten Modul sollen Mitteilungen nach Abteilung, Standort oder Stelle adressiert werden können; Grundlage dafür soll die Struktur in Organigramm und Stellen sein. Dass der Lesestatus erfasst und bei Bedarf eine Bestätigung „gelesen und verstanden“ angefordert wird, soll helfen zu dokumentieren, dass Änderungen interner Regelungen oder Verfahren den Mitarbeitenden mitgeteilt wurden. Mitarbeitende sollen Mitteilungen im Self-Service für Mitarbeiter und Führungskräfte verfolgen können. Ein weiteres Ziel ist, in Notfällen – etwa bei einem Stromausfall an einem Standort – schnell nur die betroffenen Mitarbeitenden zu erreichen. Das Archiv der Mitteilungen soll außerdem nachträglich zeigen können, welche interne Regel zu einem bestimmten Zeitpunkt galt. Ziel des Moduls ist kein soziales Netzwerk, sondern ein offizieller, dokumentierter interner Kommunikationskanal; der Bedarf an informellem Austausch und Veranstaltungen wird in der Kategorie Mitarbeitererlebnis gesondert behandelt.
Mitarbeiteranträge Demnächst
Das Modul Mitarbeiteranträge folgt demnächst, um Dokumente und Vorgänge, die Mitarbeitende bei HR anfragen, über einen einzigen, dokumentierten Kanal zu sammeln. Arbeitsbescheinigungen, Gehaltsbescheinigungen, Adressänderungen, Weiterbildungswünsche oder Ausstattungsanfragen gehen heute meist per E-Mail, Telefon oder im persönlichen Gespräch ein; bei wem welcher Antrag liegt, ist nicht nachvollziehbar, und dieselbe Frage wird mehrfach gestellt. Im geplanten Modul soll jeder Antrag eine Art, eine zuständige Person und einen Status haben; Mitarbeitende sollen auf ihrem eigenen Bildschirm sehen, in welchem Stadium ihr Antrag ist. Die Freigabeschritte je Antragsart sollen mit dem Workflow- und Freigabe-Designer festgelegt werden, der heute für Urlaubsanträge genutzt wird; ein Ausstattungsantrag kann zum Beispiel zuerst an die Führungskraft gehen, ein Antrag auf eine Bescheinigung direkt an HR. Für jede Antragsart soll das Unternehmen eine eigene Zielbearbeitungsdauer festlegen können; an verzögerte Anträge soll die zuständige Person erinnert werden. Erledigte Anträge auf Dokumente sollen zusammen mit dem erstellten Dokument im Datensatz der Person abgelegt werden. Die Antragshistorie soll dem HR-Team außerdem zeigen, für welche Themen es die meiste Zeit aufwendet. Urlaubsanträge gehören nicht zu diesem Modul; sie werden im Modul Urlaubsverwaltung bearbeitet.