Module für Zeit- und Anwesenheitsmanagement: Urlaub, PDKS und Puantaj; demnächst Schichten und Überstunden

Welche Fragen beantworten die Module für Zeit und Anwesenheit?

Die Module für Zeit und Anwesenheit beantworten drei Grundfragen: Wann hat eine Person gearbeitet, wann war sie im Urlaub, und wie wirken sich diese Zeiten am Monatsende auf das Entgelt aus? Sora İK (die HR-Management-Software von Sora Yazılım Teknolojileri) beantwortet heute die ersten beiden Fragen mit folgenden Modulen; dass die Zeiten automatisch in die Lohnabrechnung einfließen, folgt demnächst:

• Urlaubsverwaltung: um Anträge auf Jahresurlaub, unbezahlten Urlaub und Sonderurlaub (mazeret izni), deren Freigaben und die Urlaubskonten der Mitarbeitenden zu verfolgen; die Urlaubsarten Krankschreibung (raporlu izin) und Mutterschaftsurlaub (analık izni) folgen demnächst.
• Zeiterfassung (PDKS): um die als PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) bekannten Kommen-und-Gehen-Buchungen zu sammeln, unter anderem mit einem festen QR-Code am Standort und Standortprüfung.
• Anwesenheitsliste (Puantaj): um Urlaubs- und Zeitbuchungen je Person in eine monatliche Arbeitszeitübersicht zu überführen und als CSV zu exportieren.

Kommen-und-Gehen-Buchungen sind personenbezogene Daten, die unmittelbar einer Person zugeordnet sind. Wie diese Daten geschützt werden, beschreibt die Seite Sicherheit; Pakete und Preise finden Sie auf der Seite Preise.

In welcher Reihenfolge gelangen Zeitdaten in die Anwesenheitsliste?

Die Zeitdaten durchlaufen heute folgende Schritte:

1. Die Person stellt einen Urlaubsantrag, die Führungskraft oder die Personen im Freigabeablauf geben ihn frei, und der genehmigte Urlaub wird in den Kalender eingetragen.
2. Kommen und Gehen der Person werden in den PDKS-Buchungen erfasst; dass Mitarbeitende für fehlende Buchungen einen Korrekturantrag stellen können, folgt demnächst.
3. Die Anwesenheitsliste führt Urlaubs- und Zeitbuchungen in einer Übersicht zusammen; das HR-Team (Personalabteilung) prüft fehlende oder widersprüchliche Tage, ergänzt bei Bedarf manuell eine PDKS-Buchung oder macht eine fehlerhafte Buchung ungültig (die Buchung wird nicht gelöscht und bleibt im Audit-Log), markiert Krankheitstage und erfasst Überstundenposten.

Heute speist sich die Lohnabrechnung nicht aus der Anwesenheitsliste: Die Zahl der Tage beträgt im vollen Monat 30 und wird bei Eintritt oder Austritt im Monat nach diesen Daten berechnet. Demnächst soll die Periode der Anwesenheitsliste nach Prüfung durch die Führungskraft und Freigabe durch HR gesperrt werden können, und die Lohnabrechnung soll nur die gesperrte Periode verwenden; auch unbezahlter Urlaub, Fehlzeiten und Krankheitstage sollen dann als Fehltage in die Lohnabrechnung einfließen.

Die erwartete Arbeitszeit ergibt sich heute aus der Arbeitszeitdefinition: Beginn und Ende, Pause, Toleranz für Verspätung und vorzeitiges Gehen, Nachtschicht; Standardarbeitszeit des Unternehmens und personenbezogene Zuordnung. Verspätung und vorzeitiges Gehen werden nach dieser Definition berechnet; die wöchentlichen Ruhetage und die Feiertage des Unternehmens legt HR fest. Module, die demnächst folgen, sollen diese Kette um weitere Glieder ergänzen: der Schichtplan um rotierende und tageweise festgelegte Schichten, das Überstundenmodul um Berechnung und Freigabe der Stunden über der regulären Arbeitszeit, das Modul für Remote- und Außendienstmitarbeiter um Buchungen außerhalb des Büros und die Projektzeiterfassung um die Angabe, wofür die Zeit aufgewendet wurde.

Wofür sind die Module für Zeit und Anwesenheit gedacht, die demnächst folgen?

Die folgenden Module werden demnächst ergänzt; ihr Umfang wird im Lauf der Entwicklung konkretisiert. Weitere Kategorien finden Sie auf der Seite Module.

Schichtplanung Demnächst

Heute gibt es in Sora İK eine Arbeitszeitdefinition: HR erfasst Beginn und Ende, Pause sowie die Toleranz für Verspätung und vorzeitiges Gehen; auch eine Nachtschicht, die erst am Folgetag endet, lässt sich festlegen. Die Standardarbeitszeit des Unternehmens wird ausgewählt, Personen kann eine eigene Arbeitszeit zugeordnet werden, und Verspätung sowie vorzeitiges Gehen werden aus den Buchungen der Zeiterfassung (PDKS) nach dieser Definition berechnet. Auch die wöchentlichen Ruhetage und die Feiertage des Unternehmens sind hinterlegt; die Anwesenheitsliste warnt, wenn die Grenzen für tägliche und wöchentliche Arbeitszeit oder für Nachtarbeit überschritten werden. Da jede Person eine Arbeitszeit hat, lassen sich rotierende Modelle und tageweise wechselnde Schichten derzeit nicht abbilden; diese Pläne entstehen in den meisten Unternehmen in Tabellenkalkulationen und werden bei Planänderungen von Hand mit der Anwesenheitsliste abgeglichen.

Die Schichtplanung folgt demnächst, um in Unternehmen mit Schichtbetrieb – etwa in Produktion, Einzelhandel, Gesundheitswesen oder Logistik – im Voraus zu planen, wer an welchem Tag zu welcher Uhrzeit arbeitet. Im geplanten Modul sollen Schichtvorlagen und rotierende Modelle tageweise in einem Arbeitszeitkalender festgelegt werden; Führungskräfte sollen bei der Teamplanung genehmigte Urlaube auf demselben Bildschirm sehen. Der veröffentlichte Plan soll die erwartete Arbeit Tag für Tag liefern; die PDKS-Buchungen sollen mit dem Plan verglichen werden, und ungeplante Arbeit wird durch diesen Vergleich sichtbar. Auch Schichttauschanträge und die Möglichkeit für Mitarbeitende, ihren eigenen Plan vorab zu sehen, sind vorgesehen. Die rechtliche Bewertung des Plans bleibt in der Verantwortung des Arbeitgebers.

Überstunden und Zeitausgleich Demnächst

Heute werden Überstunden in der Anwesenheitsliste (Puantaj) nicht aus den Kommen-und-Gehen-Buchungen berechnet: HR erfasst Überstunden (fazla çalışma) und Mehrarbeit (fazla sürelerle çalışma) manuell mit Datum und Minuten als Posten. Die Posten erscheinen in den Summen der Anwesenheitsliste und in einer eigenen Spalte der CSV-Datei; überschreitet die Jahressumme der Überstunden 270 Stunden, erscheint eine Warnung. Die Lohnabrechnung liest diese Posten nicht automatisch.

Das Modul Überstunden und Zeitausgleich folgt demnächst, um Stunden über der regulären Arbeitszeit mit den Schritten Antrag, Freigabe und Berechnung zu verfolgen. In den meisten Unternehmen werden Überstunden am Monatsende rückwirkend berechnet; ob die Mehrarbeit vorab genehmigt wurde, zu welchem Zeitraum sie gehört oder ob sie statt mit Geld mit Freizeit ausgeglichen wird, bleibt in verstreuten Nachrichten. Im geplanten Modul sollen Überstunden vorab beantragt und freigegeben werden können, und die tatsächliche Dauer wird mit der PDKS-Buchung verglichen; nicht genehmigte oder ungeplante Mehrarbeit wird gesondert markiert. Führungskräfte sollen verfolgen können, wie sich die Mehrarbeit ihres Teams im Zeitraum ansammelt, und so die Arbeitslast gleichmäßiger verteilen. Für Unternehmen mit Arbeitszeitausgleich (denkleştirme) ist eine Ansicht geplant, die zeigt, ob die Arbeitszeit innerhalb des festgelegten Zeitraums ausgeglichen wurde. Zu vergütende Stunden sollen über die Anwesenheitsliste (Puantaj) in die Lohnabrechnung übernommen werden, als Freizeit zu gewährende Zeiten werden im Zeitkonto der Person geführt. Grenzen, Vergütung und Ausgleichsbedingungen für Mehrarbeit sind im Arbeitsrecht geregelt. Das Modul soll eine Berechnungsinfrastruktur nach diesen Regeln bieten; für die besondere Situation Ihres Unternehmens empfiehlt sich eine fachliche Beratung.

Remote- und Außendienstmitarbeiter Demnächst

Das Modul Remote- und Außendienstmitarbeiter folgt demnächst, um die Arbeitszeit von Mitarbeitenden zu erfassen, die nicht ins Büro kommen oder ihren Tag bei Kundenbesuchen verbringen. Im hybriden Modell wird meist per Nachricht abgestimmt, an welchen Tagen von zu Hause und an welchen im Büro gearbeitet wird; im Außendienst werden Beginn und Ende eines Einsatzes am Tagesende aus dem Gedächtnis eingetragen. Kommen diese Angaben in der Anwesenheitsliste an, sind sie schwer zu überprüfen. Im geplanten Modul sollen Mitarbeitende ihre Remote-Tage als Plan eintragen und Außendienstkräfte Beginn und Ende eines Einsatzes erfassen können; diese Buchungen werden zusammen mit den Bürobuchungen in die Anwesenheitsliste übernommen. Ein Bericht über geplante und tatsächliche Remote-Tage soll zeigen, wie die Regelung zum hybriden Arbeiten umgesetzt wird. Erwogen wird, den Standort nur zu bestimmten Zeitpunkten wie dem Einsatzbeginn zu erfassen und diese Einstellung dem Unternehmen zu überlassen; eine dauerhafte Standortverfolgung ist nicht vorgesehen. Der Standort ist nach dem KVKK (türkisches Datenschutzgesetz Nr. 6698) ein personenbezogenes Datum: Die Information der Mitarbeitenden und die Prüfung der Verhältnismäßigkeit der Verarbeitung obliegen dem Arbeitgeber als Verantwortlichem (veri sorumlusu). Das Modul soll zusammen mit der mobilen App genutzt werden, die in der Kategorie Plattform demnächst folgt.

Projektzeiterfassung Demnächst

Die Projektzeiterfassung ist geplant, um festzuhalten, für welches Projekt, welchen Kunden oder welche Tätigkeit Arbeitszeit aufgewendet wurde. In Unternehmen, die nach Stunden arbeiten, etwa in Beratung, Softwareentwicklung, Ingenieurwesen oder Agenturen, ist es ebenso wichtig, Projektkosten und abrechenbare Zeit zu kennen wie die gesamte Arbeitszeit. Heute werden diese Angaben meist in einer separaten Tabelle geführt oder am Wochenende aus dem Gedächtnis nachgetragen; die Projektrentabilität beruht dann auf Schätzungen. Im geplanten Modul sollen Mitarbeitende eine wöchentliche Zeiterfassung nach Projekt und Aufgabe ausfüllen, die Führungskräfte freigeben. Projektcodes und Aufgabenlisten sollen Führungskräfte anlegen; Mitarbeitende können nur auf ihnen zugewiesene Projekte Zeit buchen. Die Trennung abrechenbarer und nicht abrechenbarer Stunden soll die Berechnung der an Kunden weiterzugebenden Zeit erleichtern. Der Abgleich der Projektstunden mit der gesamten Arbeitszeit in PDKS soll helfen, Tage mit zu wenig oder zu viel gebuchter Zeit aufzudecken. Die erfassten Daten sollen über Reporting und People Analytics nach Projekt und Abteilung ausgewertet werden können. Für F&E-Projekte, bei denen Arbeitszeit belegt werden muss, sollen diese Einträge außerdem der Lohnabrechnung für F&E und Technoparks in der Kategorie Lohnabrechnung Daten liefern.