Welchen Bedarf sollen die Module für das Mitarbeitererlebnis abdecken?
Die Module für das Mitarbeitererlebnis sollen sich nicht auf die Vorgangsseite der Personalarbeit (HR) konzentrieren, sondern darauf, wie Mitarbeitende ihre Beziehung zum Unternehmen und zum HR-Team erleben: Wie verbunden fühlen sie sich, wie leicht finden sie Antworten auf ihre Fragen, wie gut können sie Beziehungen im Team aufbauen? Alle Module dieser Kategorie werden Sora İK (der HR-Management-Software von Sora Yazılım Teknolojileri) demnächst hinzugefügt. Der Grund: Damit diese Module aussagekräftige Ergebnisse liefern, müssen zuerst die Grunddaten stehen – Befragungsergebnisse nach Abteilung auszuwerten setzt die Organisationsstruktur voraus, und die Weiterleitung einer Frage an die richtige Person im Helpdesk beruht auf Rollen- und Berechtigungsdefinitionen.
Die heute verfügbaren Module, die diesem Bedarf am nächsten kommen, gehören zu anderen Kategorien:
- Self-Service für Mitarbeiter und Führungskräfte: damit Mitarbeitende direkt auf ihre Urlaubsanträge, ihre Lohnzettel und ihre PDKS-Buchungen zugreifen.
- Workflow- und Freigabe-Designer: um festzulegen, an wen Urlaubsanträge zur Freigabe gehen; Freigabeabläufe für andere Antragsarten folgen demnächst.
- Reporting und People Analytics: um Kennzahlen wie Mitarbeiterzahl und Fluktuationsrate zu verfolgen.
Alle Kategorien sowie die verfügbaren Module und die, die demnächst folgen, sind auf der Seite Module aufgeführt.
Wie bleibt Vertrauen in einem System gewahrt, das Mitarbeitenden zuhört?
Daten zum Mitarbeitererlebnis enthalten persönliche und sensible Informationen wie Meinungen und Fragen von Mitarbeitenden; wenn Mitarbeitende nicht darauf vertrauen, dass diese Daten nicht gegen sie verwendet werden, antworten sie nicht ehrlich. Deshalb werden die Module dieser Kategorie nach folgenden Grundsätzen gestaltet:
- Bei anonymen Befragungen sollen Antworten ohne Personenbezug gespeichert und für Gruppen mit wenigen Antworten keine Ergebnisse angezeigt werden.
- Bei Befragungen mit Namen und bei Helpdesk-Einträgen soll Mitarbeitenden von Anfang an gesagt werden, mit wem die Daten geteilt werden.
- Der Chatbot soll keine Entscheidungen über Personen treffen; verbindliche Antworten sollen immer vom HR-Team kommen.
- Ob persönliche Angaben wie Geburtstage auf der Social Wall erscheinen, soll die jeweilige Person entscheiden.
Die Information der Mitarbeitenden und die Festlegung, zu welchem Zweck Daten verarbeitet werden, obliegen nach dem KVKK (türkisches Datenschutzgesetz Nr. 6698) dem Arbeitgeber als Verantwortlichem (veri sorumlusu). Im Modul Dokumenten- und Vertragsverwaltung kann heute für ein Dokument, das einer Personalkarte hinzugefügt wird, eine Lesebestätigung je Person angefordert werden; die Veröffentlichung unternehmensweiter Dokumente wie des Informationstexts an alle Mitarbeitenden auf einmal und ein Lesebericht folgen demnächst. Auch das Modul KVKK-Compliance-Management, das Dateninventar, Aufbewahrungsfristen und Vernichtungsprozesse verfolgen soll, gehört zu den Modulen, die demnächst folgen. Den Ansatz zu technischen und administrativen Maßnahmen beschreibt die Seite Sicherheit, Pakete finden Sie auf der Seite Preise.
Wofür sind die Module für das Mitarbeitererlebnis gedacht, die demnächst folgen?
Die folgenden Module werden demnächst ergänzt, und ihr Umfang wird im Lauf der Entwicklung konkretisiert. Der unter den Befragungsarten genannte eNPS (Employee Net Promoter Score) ist eine Kennzahl, die mit einer einzigen Frage misst, wie bereit Mitarbeitende sind, das Unternehmen als Arbeitgeber weiterzuempfehlen.
| Modul | Wofür es gedacht ist |
|---|---|
| Mitarbeiterbefragungen | Mitarbeiterbindung und Austrittsgründe regelmäßig und vergleichbar messen |
| HR-Helpdesk und Chatbot | Fragen von Mitarbeitenden über einen dokumentierten Kanal stellen und Antworten auf häufige Fragen in der Wissensdatenbank des Unternehmens finden |
| Veranstaltungen und Social Wall | Firmenveranstaltungen ankündigen, die Teilnahme verfolgen und Raum für informellen Austausch schaffen |
Mitarbeiterbefragungen Demnächst
Das Modul Mitarbeiterbefragungen ist geplant, um Bindung, Stimmung im Alltag und Austrittsgründe von Mitarbeitenden regelmäßig und vergleichbar zu messen. Umfassende Engagement-Befragungen sollen in bestimmten Abständen, kurze Pulsbefragungen mit wenigen Fragen häufiger durchgeführt werden können; die Ergebnisse der eNPS-Frage sollen sich über mehrere Perioden verfolgen lassen. Die Austrittsbefragung soll ausscheidenden Mitarbeitenden als Teil der Schritte in Onboarding und Offboarding zugesandt werden. Bei Befragungen mit allgemeinen Formularwerkzeugen passen die Ergebnisse nicht zu den Organisationsdaten, und Vergleiche zwischen Perioden sind schwierig; das geplante Modul soll die Ergebnisse nach Abteilung, Standort und Betriebszugehörigkeit aufschlüsseln. Vorgefertigte Fragensets und eigene Fragen des Unternehmens sollen kombinierbar sein; Befragungskalender und Erinnerungen sollen sich so einstellen lassen, dass Mitarbeitende nicht überlastet werden. Die Antworten der Austrittsbefragungen sollen einen Vergleich der Austrittsgründe zwischen Perioden und Abteilungen ermöglichen. Bei anonymen Befragungen sollen die Ergebnisse kleiner Gruppen ausgeblendet werden, damit sich nicht erraten lässt, wer geantwortet hat. Ziel ist außerdem, aus den Ergebnissen abgeleitete Maßnahmen mit der zuständigen Person festzuhalten; denn Messen allein genügt nicht, Mitarbeitende wollen sehen, was nach den Ergebnissen geschieht.
HR-Helpdesk und Chatbot Demnächst
Das Modul HR-Helpdesk und Chatbot wird demnächst verfügbar sein, um Fragen von Mitarbeitenden an HR in einem dokumentierten Kanal zu sammeln und auf häufige Fragen Antworten aus der eigenen Wissensdatenbank des Unternehmens vorzuschlagen. Fragen wie die Berechnung des Urlaubskontos, die Bedeutung einer Position in der Lohnabrechnung oder wo welches Dokument erhältlich ist, füllen den Tag des HR-Teams mit sich wiederholenden Antworten. Im geplanten Modul soll jede Frage als Eintrag angelegt, nach Kategorie an die richtige Person weitergeleitet und in ihrem Status verfolgt werden können. Unternehmensrichtlinien und häufige Fragen sollen in einer Wissensdatenbank gesammelt werden; der Chatbot soll nur auf Grundlage dieser veröffentlichten Inhalte Antworten vorschlagen und den zugrunde liegenden Inhalt anzeigen. Dass die Antworten des Bots richtig sind, wird nicht zugesagt; unsichere Fälle sowie Fragen zu persönlichen Situationen oder zu sensiblen Themen wie Gesundheit und Disziplin sollen an das HR-Team übergeben werden. Der Bot soll keine Entscheidungen mit Folgen für eine Person treffen, etwa über Urlaubsfreigaben oder Gehalt. Fragen, die einen Vorgang erfordern, sollen in das Modul Mitarbeiteranträge der Kategorie Personalverwaltung überführt werden können.
Veranstaltungen und Social Wall Demnächst
Das Modul Veranstaltungen und Social Wall ist geplant, um interne Veranstaltungen anzukündigen, die Teilnahme zu verfolgen und einen kontrollierten Raum für informellen Austausch unter Mitarbeitenden zu schaffen. Schulungstage, Feiern, ehrenamtliche Aktionen oder Teamtreffen werden heute meist in Chatgruppen angekündigt; wer teilnimmt, wird gesondert abgefragt, und Mitarbeitende an anderen Standorten bleiben oft außen vor. Im geplanten Modul sollen Veranstaltungen der Zielgruppe angekündigt werden, Mitarbeitende ihre Teilnahme melden und Beiträge nach der Veranstaltung an einem Ort gesammelt werden. Teilnahmedaten sollen auch nachträglich zeigen können, wer etwa an einem Ehrenamtsprogramm teilgenommen hat. Die Social Wall soll Raum für Beiträge wie Willkommensgrüße an neue Kolleginnen und Kollegen, Dienstjubiläen und Teamerfolge bieten. Ob persönliche Angaben wie Geburtstage erscheinen, soll die jeweilige Person entscheiden; auch Moderation und eine Meldefunktion für Beiträge sind angedacht. Dieses Modul ist kein offizieller Mitteilungskanal: Mitteilungen zu Richtlinien und Verfahren werden im Modul Mitteilungen der Kategorie Personalverwaltung behandelt. Ziel ist auch, Anerkennungen aus der Kategorie Leistung und Entwicklung sichtbar auf der Social Wall teilen zu können.